2008年11月24日 星期一

時間管理》零碎時間 有效利用

走路、開車、等車等瑣碎的時間,多數人認為無法有效利用,但對前華南永昌投信副總、世新大學公共事務室主任梁彥平而言,這些生活中的空隙,最能讓她集中精神思考。

進入梁彥平的辦公室,牆上的白板,滿滿記錄當周的行程。桌上放著一本剪貼簿,貼滿連日最夯的幾則財經議題報導。

距離會議時間有些空檔,她馬上打開電腦,仔細閱讀券商寄來的分析報告,並將剪報歸檔整理。她說:「瑣碎的空檔,反而是能集中精神,做很多事情。」

兩年前,梁彥平毅然放下證券業的高薪職務,踏入學界,傳承在實務界的操盤經驗。對她而言,這不只是轉換跑道,生活步調也有了很大的變化。

她回憶,證券業的步調很快,每天8點開始,便是一連串密集的會議,為了充實會議內容,開會前,她得迅速閱讀完四大報和世界各大財經網站,快速消化、彙整出當日最新的財經訊息。

閱讀資料的同時,梁彥平也在腦子建置一個「動態資料庫」,看到與手邊研究議題相關的資訊,便馬上做記號,一有時間,就歸檔入電腦或筆記本。

由於平常積極建立資料庫,讓她能信手拈來很多資料,以因應證券業許多不可預知的突發狀況。

梁彥平指出,證券業分秒必爭,下手得快、狠、準,盤中突傳利多或利空消息,就得快速調整投資策略。

即使如此,她仍要求自己,不能自亂陣腳。趁著倒口茶的瑣碎時間,她邊思考因應對策,邊翻閱手邊的資料,穩定思緒後,馬上提出最佳解決方案。如此,就不會打亂原訂計畫進度。

不過要能快速反應每件事,得仰賴平時的準備功夫。每天下班前,梁彥平會抽出時間消化券商寄來的研究報告,接者靜心思考投資組合策略,規劃隔日操盤計畫,隔天只需視狀況部分調整。

幾年的緊湊生活,養成她的快步調,剛到學界還有些不習慣,她笑說:「已習慣亂中有序的生活,現在刻意放慢,反而腦袋容易打結。」

梁彥平選擇持續原本的生活步調,為了避免部屬追不上她的快腳,她擅用授權進行部門與時間管理,只告訴部屬大方向,執行細節由個人發揮。

首先,她清楚劃分每個人的職責,接著設計「工作日誌」,作為部屬執行時間管理的機制。在每周一的部門會議上,部屬得提出上周工作日誌檢討、本周工作進度與下周預期進度。

聽部屬把工作內容報告一輪,梁彥平等同在腦海勾勒完成部門一周的工作進度。

接下來的每一天,部屬只要按照預定行程,執行工作內容,把每天必須完成的「作業」,放在辦公室門口的小籃子裡,等她回到辦公室,馬上就能快樂收割成果。

資料來源: 經濟日報 2008/11/24

沒有留言: